Use-case tijdelijke arbeid inhuren met een P2P systeem

De situatie

Steeds meer bedrijven gebruiken een geautomatiseerd Purchase to Pay proces om hun inkopen effectief te verantwoorden en efficiënt te administreren. Diverse tools zijn hiervoor beschikbaar zoals SAP SRM, SAP MM, SAP Ariba, Oracle, Coupa, Proactis, Procuro, etcetera. Een dergelijk stuk software kan een mooie basis zijn waarmee de inkoopafdeling al haar spend under management houdt. Ook de categorie inhuur moet op de een of andere manier een plaatsje krijgen in dit programma maar dat blijkt vaak nog niet eenvoudig. Een inhuurproces verloopt vaak net even anders dan de inkoop van pennen en potloden of reserve onderdelen voor je fabriek. Vooral het datamodel ziet er anders uit waardoor de data die je uitwisselt met je leverancier (op Purchase Order, Ontvangstbevestiging/Urenbevestiging en Factuur) vaak meer vragen oplevert dan antwoorden.

Waar botst Purchase to Pay met het inleenproces?

Het P2P proces bestaat uit enkele vaste proceselementen. Veel daarvan zijn ontwikkeld voor eenvoudig (de)centraal gebruik rondom de inkoop van facilitaire goederen.


Afbeelding: de operationele purchasing cycle binnen het inkoopspeelveld

In de praktijk blijken sommige van deze elementen niet altijd even soepel te passen op de belevingswereld en het administratieve model van inhuurleveranciers.

Zo wordt er in de aanvraag bijvoorbeeld vaak gebruik gemaakt van een catalogus systeem. Dit is een systeem waar leveranciers eenvoudig hun prijzen in kunnen onderhouden. Het is van origine gericht op materialen en (stuks)prijzen niet op complexiteit van mensen en uurtarieven.

Min of meer hetzelfde probleem kom je tegen bij de ontvangstbevestiging. In een P2P systeem is dit meestal gericht op spullen die je in een catalogus gekocht hebt. Het boeken van gewerkte uren, al dan niet met CAO-complexiteit erbij, is meestal niet eenvoudig.

Over dit soort verschilletjes tussen Inhuren en Inkopen kunnen we een boek vol schrijven. En dat hebben we dus ook gedaan.download hem nu

Hoe zet je FlexForceMonkey in als vertaalmachine om dit hele proces collaborative te maken?

Het passend maken van Inhuur op een Purchase to Pay systeem is de eerste use-case waarvoor FlexForceMonkey ooit ontwikkeld is. Het is door diverse slimmigheidjes dan ook het platform dat geschikt is als vertaalmachine tussen P2P en Inhuur. Door data te delen in de keten krijg je een meer collaborative experience:

  • – FlexForceMonkey is in staat om HR-data te vertalen naar een inkoopcatalogus. Handig, ineens alle uurtarieven die door de uitzender worden beheerd als losse inkoopregels beschikbaar via OCI.
  • – Ons datamodel snapt de verschillen tussen uren en spullen, dus Purchase Order (PO), Ontvangstbevestiging en Factuur worden in de juiste datamodellen gecommuniceerd met jouw systeem terwijl de leverancier ook iets ziet wat hij/zij begrijpt.

Hierdoor ontstaat bijvoorbeeld onderstaande opzet:

Inkopen van inhuur externen via een catalogusconnectie op FlexForceMonkey

De richting van diverse pijlen is hierbij nog in te stellen, afhankelijk van de mogelijkheden die jouw systemen als opdrachtgever hebben rondom bijvoorbeeld tijdschrijven en welke rol je jouw leveranciers graag in het data onderhoud wilt geven.

Wil je de werking van een catalogus voor inhuur in de praktijk zien? Neem dan direct contact op voor een uitleg of de inloggegevens van ons demonstratiesysteem. Wat is er nu beter dan het zelf aan je OCI connector hangen voor een self-service demo in je eigen software!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *