Inkopen van uitzendkrachten blijkt net even iets lastiger dan een doosje potloden

Wat de inkoop van goederen anders maakt dan de inkoop van uitzendkrachten of payrolling diensten, is de voorspelbaarheid. Wanneer je een doos pennen nodig hebt, is er meestal een overeenkomst beschikbaar met een leverancier. De enige actie die jij hoeft te doen is het afroepen tegen voorspelbare condities. Een vervolgproces, tot en met facturatie, volgt hier dan eigenlijk vanzelf uit. Hoe anders loopt dit bij een uitzendkracht? Jazeker, die mantelovereenkomst ligt vaak wel klaar. De homogeniteit van wat je koopt zit bij het inkopen van uitzendkrachten alleen net iets anders in elkaar dan bij kantoorartikelen. De selectie van de juiste kandidaat leidt tot een vertrekpunt: basistarief, leeftijd en geldige cao. Daarna begint vaak een lange zoektocht naar administratieve bijzonderheden.

“Niet precies weten wat je koopt, voor welke prijs en in welke hoeveelheid”, dat is inkopen van uitzendkrachten. Reden voor een gemiddeld inkoper om zich zenuwachtig te maken.

Bij de inkoop van uitzendkrachten en payrollers verloopt je operationele proces een stuk minder voorspelbaar dan bij materialen. Op de dag dat je met je uitzendbureau overeenkomt wie er bij jou gaat starten heb je een grove inschatting van die inzet. Er zijn alleen verschillende details die je proces snel onbestuurbaar maken.

  • Je koopt geen verbruikszaken in, maar gaat via een inkooptransactie een samenwerking met een mens aan. Dat betekent dus dat de zwart-witte homogeniteit van goederen niet van toepassing is. Daarnaast heb je een zorgplicht om de ontwikkeling van dat mens te monitoren en begeleiden.
  • Vooraf is niet voor langere periode vast te stellen hoeveel uren een uitzendkracht exact gaat werken. Ziekte, vakantie, een tandartsbezoek of bijzondere gebeurtenis gooien zomaar roet in je financiële planning.
  • De uren die worden gewerkt kosten niet altijd precies evenveel. Cao regels bepalen wat de waarde is van ieder gewerkt uur voor de uitzendkracht. Afhankelijk van de afspraken tussen jouw uitzendbureau en jullie organisatie moet jij die tarief diversiteit ook betalen aan de uitzender.

Hoe kun je die zenuwen wegnemen?

Kortom, alles bij elkaar vraagt een inkooptransactie rondom een uitzendkracht heel andere zorg dan die van een gemiddeld materieel object. Hoe zorg je nu dat je in control bent op dit onderwerp? In ieder geval door de juiste experts binnen je organisatie aangehaakt te houden. Dat vraagt dus een geïntegreerde benadering tussen inkooptransacties en Human Resource Management. En daar bovenop een duidelijke ontsluiting van de financiële data naar control, HR en inkoop. Vervolgens zorgen dat je intern als afnemer op dezelfde manier de data interpreteert als je uitzender.

Een goede positionering van tijdregistratie in je proces is hiervoor onmisbaar (zie ons eerdere blog daarover). Maar hierover ontvingen wij vragen van mensen die zich afvroegen hoe de inbedding tussen tijdregistratie en inkoop beter te maken. Hiervoor is maar één antwoord mogelijk: leer je inkoopproces te denken in cao-regels om financiële gevolgen te verrekenen.

Wanneer je inkoopproces kan denken in cao-regels ontstaat bij de inkoop van uitzendkrachten een vergelijkbaar voorspelbaar proces als bij goederen. Je denkt vooraf na wat je exact zoekt en als je eenmaal de ‘afroep’ in je inkoopsysteem geboekt hebt volgt vanzelf het juiste administratieve proces. Tot en met een kloppende factuur, volledig onder controle en met de menselijke maat.

Nieuwsgierig?

Benieuwd naar onze oplossing die jouw inkoopsysteem helpt rekenen in cao’s? Schrijf je in om als eerste straks onze self-service demo op je purchase to pay systeem aan te sluiten. Of neem natuurlijk gewoon contact op voor een uitleg en end-to-end demonstratie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *